1. Introducción
En
la actualidad para muchas empresas de las diferentes actividades económicas, que
se desarrollan en un marco de la tecnología de la información, es importante
que exista una regulación –en el ámbito laboral- de la utilización de la firma digital. Dado que,
estando en pleno siglo XIX, muchas de ellas se ven obligadas a firmar de forma
manuscrita las boletas de pago; ello constituye
una de las consultas recurrentes por parte de las empresas, en especial de
aquellas que manejan una planilla de más de 100 trabajadores, dado la magnitud
de trabajadores hace inviable dicha obligación, teniendo en consideración que
muchas de ellas tienen trabajadores en diferentes sucursales a nivel nacional.
Ante
ello, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo (en adelante, MTPE) se ha
visto en la necesidad de pronunciarse al respecto, mediante el Informe N°
065-2013-MTPE/2/14.1, a propósito de la consulta formulada por una empresa.
2. Informe
N° 065-2013-MTPE/2/14.1: Análisis y comentarios
Previamente
a desarrollar el Informe del MTPE, debemos hacer hincapié en la regulación que
se ha dado a la boleta de pago, tanto en su contenido, como en el plazo para su
entrega y otras disposiciones relacionadas, a efectos de evitar posibles
infracciones que pueden ser impuestas por la Autoridad de Inspección Laboral
ante una fiscalización.
2.1. Boleta
de pago de remuneraciones
La
boleta de pago constituye un documento que permite acreditar el pago de la
remuneración a los trabajadores, por lo el empleador se encuentra en la
obligación de entregar el mismo a cada trabajador. Y en esa línea el artículo
18 del Decreto Supremo N°001-98-TR, modificado por el artículo 1 del Decreto
Supremo N°009-2011-TR, estableció lo siguiente:
El pago de la remuneración se acredita
con la boleta de pago firmada por el trabajador o con la constancia respectiva,
cuando aquél se haga a través de terceros, sin perjuicio de la entrega de la
boleta correspondiente dentro del plazo establecido en el artículo siguiente o
mediante el empleo de tecnologías de la información y comunicación. En los
casos en que el pago de la remuneración se realice a través de las empresas del
sistema financiero, el pago se acredita con
la constancia de depósito en la cuenta de ahorros a nombre del
trabajador.
a.
Pago realizado a través de entidades
financieras
Cuando el pago es realizado mediante una entidad
financiera[1] (sea
un banco, financiera, caja municipal, entre otros), la constancia del pago lo
constituye el depósito realizado en la cuenta de ahorros del trabajador.
2.1.1. Contenido
de la boleta de pago
Inicialmente
se estableció que la boleta de pago debía contener los mismo datos que figuran
en la planilla electrónica, conforme lo establece el artículo 18 del Decreto
Supremo N°001-98-TR, modificado por el artículo 1 del Decreto Supremo
N°009-2011-TR. Sin
embargo, para mayor amplitud se ha dispuesto, mediante el artículo 1 de la
Resolución Ministerial N° 020-2008-TR, que la información mínima de la boleta de pago es la siguiente:
2.1.2. Oportunidad
para entregar la boleta de pago
El
plazo para entregar la boleta de pago de remuneraciones está determinada por la
Resolución Ministerial N° 020-2008-TR, que dispone que debe ser entregado, a
más tardar, el tercer día hábil
siguiente a la fecha de pago.
Por
ejemplo, Marcos es un trabajador que percibe su remuneración con una
periodicidad mensual, y habiendo laborado todo el mes de octubre, su empleador
deberá abonarle su remuneración al 31 de octubre, y consecuentemente, hasta el
día 6 de noviembre tiene plazo para hacer entrega de la boleta de pago de
remuneraciones, conforme lo dispone la norma.
2.1.3. Medio
para entregar la boleta de pago
La
boleta de pago puede ser entregada a los trabajadores mediante un formato físico
o impreso. Opcionalmente, puede entregarse mediante el uso de tecnologías de
información y comunicación, es decir, a través del correo electrónico
proporcionado por la empresa, intranet, comunidad virtual u otro mecanismo de similar
naturaleza, para lo cual debe cumplir con dos condiciones:
1.
Primero: Exista previo acuerdo con el
trabajador respecto a la entrega de la boleta de pago por medios digitales.
2.
Segundo: Siempre y cuando se deje
constancia de su emisión por parte del empleador y se garantice la efectiva
recepción por parte del trabajador.
Es
importante señalar que es el empleador quien tiene la carga de la prueba
respecto a la entrega de la boleta de
pago al trabajador.
2.1.4. Firma
del trabajador en la boleta de pago
La
firma del trabajador será obligatoria cuando se entregue la boleta de pago por
medios físicos y, sólo en el supuesto que el trabajador no supiera firmar se
realizará, mediante la impresión de la huella digital.
Asimismo,
se tiene la opción de que la firma del
trabajador sea opcional, siempre que el empleador lo considere conveniente,
es decir, el empleador deberá establecer como política de la empresa que no es
requisito indispensable la firma del trabajador en cada emisión de boleta de
pago, conforme lo dispone el artículo 19 del Decreto Supremo N°001-98-TR,
modificado por el artículo 1 del Decreto Supremo N°009-2011-TR.
3. Firma
del empleador
Mediante
el artículo 18 del Decreto Supremo N°001-98-TR, modificado por el artículo 1
del Decreto Supremo N°009-2011-TR, se estableció que:
En los casos que el empleador cuente
con menos de cien trabajadores, la boleta de pago deberá ser sellada y firmada
por el empleador o su representante legal. En los casos en que se cuente con
más de cien trabajadores, la firma ológrafa
y el sellado manual de las boletas de pago podrán ser reemplazados por
la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores e inscripción en el
registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo.
En
ese sentido, de acuerdo al gráfico siguiente, son condiciones para que se
utilice la firma digital:
Respecto a las dos primeras condiciones para utilizar la firma digital, no existe ninguna dificultad cumplir con las mismas, sin embargo, en cuanto a la última condición que dispone la inscripción en el registro de firmas del MTPE, esta es imposible jurídicamente en tanto que, en la actualidad, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo no ha implementado dicho Registro den Firmas Digitales a efectos de que los empleadores puedan hacer uso de dicho mecanismo electrónico.
De
otro lado, la regulación incompleta de las firmas digitales en las boletas de
pago ha generado, la necesidad, de precisar la diferencia que existe entre las
firmas digitales y las firmas digitalizadas por lo que a continuación
desarrollaremos las definiciones planteadas por la normativa nacional.
3.1. Firma
digital
La
firma digital, conocida también como firma
electrónica, ha sido definida por el artículo 3 de la Ley Nº 27269, Ley de Firmas
y Certificados Digitales, cuyo texto es el siguiente:
La firma digital es aquella firma electrónica
que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par
de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas
matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave
pública no puedan derivar de ella la clave privada.
Y en
términos sencillos, la firma electrónica como “cualquier símbolo basado en
medios electrónicos utilizado o adoptado por una parte con la intención precisa
de vincularse o autentificar un documento cumpliendo todas o algunas de las
funciones características de una firma manuscrita”[2].
Cabe
señalar que la firma digital tiene la misma validez y eficacia jurídica que la
firma electrónica, dado que representa la manifestación de la voluntad.
Sin
embargo, para que la firma digital puede ser utilizada por el empleador en las
boletas de pago, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo deberá
implementar un Registro de Firmas de los representantes del empleador y, en la
actualidad, no habiéndose regulado dicho registro, consecuentemente, no sería legal la
utilización de la firma digital, por lo que los empleadores que hagan uso de
dicho mecanismo serán sancionados por la Autoridad Administrativa de Trabajo
ante una eventual inspección.
3.2. Firma
digitalizada
La
firma digitalizada conocida, también, como firma escaneada es aquella que
resulta del traslado de un documento de soporte físico a un formato electrónico
(escaneo). Y su utilización en las boletas de pago es posible, mediante la
aplicación supletoria del Código Civil, en su artículo 141-A:
En los casos en que la ley establezca
que la manifestación de voluntad deba hacerse a través de alguna formalidad
expresa o requiera de firma, ésta podrá ser generada o comunicada a través de
medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo.
En
ese sentido, conforme la opinión del Ministerio de Trabajo -en el Informe
materia de comentario-, “la firma digitalizada se encontraría dentro de los
mecanismos a través de los cuales puede manifestarse la voluntad o firmarse un
documento, conforme a las normas civiles, por lo que podría ser aplicable a la
firma de boletas de pago”.
4. Conclusiones
Conforme
lo desarrollado, el empleador deberá sellar y rubricar de forma manual o
mediante una firma ológrafa o manuscrita
las boletas de pago de las remuneraciones, cuando tenga hasta 100 trabajadores
en su empresa. Y en el caso de empresas que cuente con más de 100 trabajadores,
podrán utilizar de forma opcional las firmas digitalizadas, mediante el escaneo
de la firma ológrafa, dado que las firmas digitales no pueden utilizarse en
tanto que el Ministerio de Trabajo no ha realizado la implementación del
Registro de Firmas Digitales.
[1] Conforme con el artículo 4 Decreto
Supremo N° 150-2007-EF, Texto Único Ordenado de la Ley para la lucha contra la
Evasión y para la Formalización de la Economía, se dispone que las obligaciones
que se cumplan mediante el pago de sumas de dinero cuyos importe son a partir
de tres mil quinientos nuevos soles (S/.3,500) o mil dólares americanos (US$
1,000) deberá utilizarse los Medios de Pagos como los depósitos en cuentas,
giros, transferencias de fondos, órdenes de pago, entre otros.
[2]
Conforme al artículo 1 de la Ley Nº 27269.
